Si tienes una sociedad, estás obligado a recibir las notificaciones administrativas por medios electrónicos ¿lo cumples?

Es habitual que los responsables de una sociedad, una vez que han firmado las escrituras de Constitución ante el notario, y especialmente, una vez que recogen las escrituras de inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil, entiendan que todos los trámites ya se han realizado y se pongan en marcha. No obstante, hay un trámite muy importante que es obligatorio y generalmente desconocido: la obligación de recibir todas las notificaciones de la Agencia Tributaria por vía electrónica.

En el caso concreto de las sociedades mercantiles, tanto anónimas como de responsabilidad limitada, el legislador ha considerado que todas ellas –independientemente de su dimensión– disponen o deben disponer de los medios tecnológicos precisos para ser incluidas en el sistema de notificación en dirección electrónica habilitada. Todas las entidades mercantiles tienen obligaciones contables y registrales que implican una capacidad técnica, económica y organizativa mayor que la que pudiera exigirles la inclusión en el sistema de notificación en dirección electrónica habilitada. Por otra parte, hoy día existe un uso generalizado de los medios electrónicos para las comunicaciones, lo que permite considerar que las sociedades mercantiles no son ajenas a esa realidad social y no han de encontrar dificultades para disponer de los medios tecnológicos precisos para ser incluidas en el sistema de dirección electrónica habilitada.

Se presume, por tanto, que en los tiempos tecnológicos en los que vivimos todas las sociedades cuentan con los medios necesarios para poder recibir comunicaciones electrónicas.En caso contrario siempre se podrá apoderar a un tercero.

¿PARA QUÉ ES OBLIGATORIO?

• Para recibir las notificaciones que Hacienda hace a las empresas.
• Pero además, como es obligatorio tenerlo, es útil para realizar otras tareas que se describen mas adelante en este artículo.

¿QÚE ME PUEDEN NOTIFICAR VÍA ELECTRÓNICA?

En el artículo 3 del RD 1363/2010, se estable que la Agencia Tributaria podrá notificar vía electrónica todas aquellas comunicaciones y notificaciones que efectúe normalmente en sus actuaciones y procedimientos tributarios, aduaneros y estadísticos de comercio exterior y en la gestión recaudatoria de los recursos de otros Entes y Administraciones Públicas que tiene atribuida o encomendada, previa recepción de la comunicación regulada en el artículo 5.

Hay ocasiones, en las que dichas comunicaciones no se harán por vía electrónica. Por ejemplo cuando haya una comparecencia espontanea del obligado en las oficinas de la Agencia, cuando la actuación requiera una mayor celeridad que la que ofrece la vía electrónica etc.

Hay supuestos en los que nunca se podrá realizar la comunicación por vía telemática:

• Procedimientos que requieran ámbito presencial, como la notificación de inicio de actuaciones de inspección.
• Notificaciones realizadas en el ámbito de los Tribunales Económicos.
• Notificaciones que incluyan medios de pago o devoluciones físicas, como por ejemplo cheques.
• Notificaciones de embargos de cuentas a las entidades financieras.
• Notificaciones a las entidades financieras en el ámbito de colaboración en la recaudación de los tributos.

¿DE DONDE PROCEDE DICHA OBLIGACIÓN?

Dicha obligatoriedad se regula a través de diferentes normativas: R

• RD 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, en su artículo 32 “La obligatoriedad de comunicarse por medios electrónicos con los órganos de la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes, en los supuestos previstos en el artículo 27.6 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, podrá establecerse mediante orden ministerial. Esta obligación puede comprender, en su caso, la práctica de notificaciones administrativas por medios electrónicos, así como la necesaria utilización de los registros electrónicos que se especifiquen.”
• El Real Decreto 1/2010, de 8 de enero, ha introducido en el nuevo artículo 115 bis del Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria y de desarrollo de las normas comunes de los procedimientos de aplicación de los tributos, que establece que “Cada Administración tributaria podrá acordar la asignación de una dirección electrónica para la práctica de notificaciones a los obligados tributarios que no tengan la condición de persona física”
• Real Decreto 1363/2010, de 29 de octubre, por el que se regulan supuestos de notificaciones y comunicaciones administrativas obligatorias por medios electrónicos en el ámbito de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

¿QUIÉNES ESTÁN OBLIGADOS A RECIBIR INFORMACIÓN VÍA TELEMÁTICA?

De acuerdo al artículo 4 del RD 1363/2010, anteriormente mencionado, Artículo 4. Las entidades y personas obligadas a recibir comunicaciones y notificaciones administrativas que en el ejercicio de sus competencias le dirigía la Agencia Estatal de Administración Tributaria, son:

• Las Sociedades Anónimas.
• Las Sociedades de Responsabilidad Limitada ( incluidas las unipersonales y las laborales).
• Las personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española.
• Los establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español.
• Las uniones temporales de empresas.
• Las entidades cuyo NIF empiece por la letra V y se corresponda con uno de los siguientes tipos: Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de totalización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.

Estarán igualmente obligados a recibir notificaciones por vía electrónica las sociedades que:

• Que estuvieran inscritas en el Registro de grandes empresas.
• Que hayan optado por la tributación en el régimen de consolidación fiscal.
• Que hayan optado por la tributación en el Régimen especial del grupo de entidades, d) Que estuvieran inscritas en el Registro de devolución mensual.
• Aquellas que tengan una autorización en vigor del Departamento de Aduanas e Impuestos Especiales de la Agencia Estatal de Administración Tributaria para la presentación de declaraciones aduaneras mediante el sistema de transmisión electrónica de datos (EDI).

¿PUEDO UTILIZAR LA VIA TELEMÁTICA PARA HACER OTRO TIPO DE GESTIONES CON LA AGENCIA TRIBUTARIA?

Conviene explicar qué es un certificado digital. No es otra cosa que Un Certificado electrónico emitido y firmado por una entidad con capacidad para ello y que sirve para identificar a una persona. Básicamente, el certificado digital es el mecanismo que nos permite obtener una firma digital válida para firmar documentos de manera electrónica, sin necesidad de tener que acudir a las dependencias de la Agencia para presentar la documentación en persona.

Con el certificado digital, además de que te notifiquen vía telemática, también se puede presentar toda la documentación necesaria sin salir de tu oficina. Por ejemplo:

• Presentar todo tipo de modelos : IVA, 036, 037, 111 etc
• Firmar una factura con formato de la AEAT
• Verificar una Factura con formato de la AEAT

Pero además, ese mismo certificado es válido para hacer otras gestiones ante otros organismos:

• Gestiones ante la Seguridad Social
• Gestiones con tu ayuntamiento
• Inscripción en pruebas selectivas de la Administración
• Presentación de documentación relacionada con procesos de subvenciones
• Envío de cartas, telegramas, burofax

¿CÓMO SE OBTIENE?

Lo primero es adscribirse al sistema de notificaciones telemáticas de la AEAT, para lo que necesitas primero obtener la Firma Electrónica. Hay determinados organismos adscritos a la Agencia Tributaria que la facilitan, por ejemplo la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre o Ceres .En cualquiera de los dos consta claramente los pasos a seguir para obtener de ellos la Firma Electrónica. Os adjuntamos un link directo http://www.cert.fnmt.es/index.php?cha=com&sec=21&lang=es

Una vez completados los pasos, la propia aplicación te dice que lo has hecho correctamente y te atribuyen un número. Ese número es el que hay que llevar a la Agencia Tributaria para que se complete todo el proceso y poder obtener las notificaciones vía telemática y además realizar las actuaciones mencionadas anteriormente.

Es importante recordar en este punto, que cuando el representante de la Sociedad vaya a Hacienda a completar el proceso, allí le pedirán un certificado que ha debido obtener previamente del Registro Mercantil en el que conste el cargo de la persona a cuyo nombre va la firma, pero que actúa en nombre de la Sociedad. Su coste ronda los 20€. Además de este certificado, a la visita presencial con Hacienda hay que acudir con los estatutos de la sociedad y el DNI de la persona o personas a cuyo favor se vaya a hacer el trámite.

Aprovechamos también para recordar, que los estatutos o poderes, deberán tener una mención expresa autorizando al interesado a poder obtener certificado y firma electrónica para hacer gestiones con Hacienda.

En Hacienda entregarán la documentación pertinente y un nuevo número, con el que se tendrá que descargar el certificado en el mismo ordenador y con el mismo navegador de internet que fue utilizado al solicitar el número inicial de la firma ante la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre o Ceres.

Por nuestra experiencia, os podemos informar Internet Explorer y Firefox siempre funcionan y no suelen dar problemas.

EL APODERAMIENTO A UN TERCERO

Según la información que figura en la web de la aeat:

La opción de apoderamiento le permite apoderar a un tercero (persona física o jurídica) para que éste (el apoderado) pueda realizar por Internet, con su propio certificado electrónico, cualquiera de los trámites y actuaciones en materia tributaria habilitados al efecto en nombre del poderdante.

El poderdante podrá ser tanto una persona física como persona jurídica, del mismo modo no será necesario que el poderdante disponga de certificado electrónico, lo podrá realizar telemáticamente o en persona compareciendo personalmente ante las Delegaciones y Adminitraciones de la AEAT.

Adjunto enlace un documento sobre preguntas frecuentes relativas al nuevo sistema de notificaciones electrónicas obligatorias de la aeat.

Como siempre ante cualquier cuestión no dudéis en preguntar.